Tietosuoja- ja rekisteriseloste

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten IL Hassels (Y-tunnus: 1997866-6) käsittelee henkilötietoja asiakkaista ja mahdollisista asiakkaista, mitä henkilötietoja kerätään, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa.

IL Hassels on sitoutunut suojaamaan kaikkien henkilöiden, kuten asiakkaiden ja käyttäjien yksityisyyttä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja tietosuojalainsäädännön sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin IL Hassels tarjoamiin palveluihin. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan IL Hassels yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyyn.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä:  IL Hassels (y-tunnus: 1997866-6)

Yhteystiedot: Toijantie 10, 25460 Kisko

Rekisterisioiden yhteyshenkilö: Inga-Lill Hassel

Puhelin: 050-3411630

Sähköposti: il@hassels.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten

  • IL Hassels palveluiden tilaamiseen ja asiakkaan antamaan toimeksiantoon
  • asiakassuhteen hoitamiseen
  • palveluiden toimittamiseen
  • palvelu- ja maksutapahtumien varmistamiseen ja hallinnointiin
  • asiakastyytyväisyys-, mielipide- ja markkinatutkimukseen
  • markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
  • tilastointi ja tietojen analysointiin
  • lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on IL Hassels ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde. Sopimussuhteen osalta henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin. Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu   IL Hassels oikeutettuun etuun. Käsittely esimerkiksi IL Hassels nettisivuilta uutiskirjeen tilanneiden osalta perustuu suostumukseen.

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö sekä tietolähteet

IL Hassels kerää ja käsittelee rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.

Yhteystiedot: Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, asiointikieli, sähköpostiosoite ja henkilötunnus tai y-tunnus.

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: tilinumero, laskutus- ja maksutiedot ja muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot.

Rekisteröidyn antamat suostumukset: Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin antamaa suostumusta sekä suostumuksen peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot. 

Tietolähteet

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi seuraavien kanavien kautta:

  • Rekisteröidyn täyttämä asiakaslomake
  • IL Hassels verkkopalveluissa tai sosiaalisen median palveluissa tehdyt kyselyt, varaukset ym. toimenpiteet
  • verkkosivujen yhteydenottolomake
  • tarjouksen tai sopimuksen tekemisen yhteydessä
  • rekisteröidyn tilatessa IL Hassels sähköisen uutiskirjeen

4. Henkilötietojen säilyttäminen

IL Hassels säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. IL Hassels voi lainsäädännön edellytysten mukaisesti käyttää rekisteröidyn henkilötietoja markkinointiin asiakassuhteen päätyttyä, tai jos rekisteröity on antanut yhteystietonsa esimerkiksi kilpailun tai arvonnan yhteydessä tai verkkosivujen kautta tai tilannut sähköisen uutiskirjeen.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Asiakkaan tuntemista koskevat tiedot säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan.

Potentiaalisia asiakkaista koskevia tietoja säilytetään pääasiallisesti 12 kuukauden ajan.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

5. Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat

IL Hassels voivat käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Voimme myös käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen käsittelyä varten. Valitsemme palveluntarjoajat huolellisesti ja varmistamme riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Tietojen luovutus kolmannelle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.

6. Tietojen siirto EU/ ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.  Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

Sopimukset ja muu säilytettävä asiakirja-aineisto säilytetään huolellisesti, pääsyoikeus tietoihin on rajattu ainoastaan niihin oikeutetuille tahoille. Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

IL Hassels poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, IL Hassels rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti IL Hassels toimipisteeseen yhdessä henkilöllisyystodistuksesta otetun kopion kanssa. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista.

Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Vastaus toimitetaan henkilön varmennettuun osoitteeseen.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. IL Hassels voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite, riita-asia tai vaade.

Sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen voi peruuttaa tai antaa suoramarkkinointia koskevan kiellon ottamalla yhteyttä IL Hassels yhteyshenkilöön tai sähköpostiin. Lisäksi rekisteröity voi poistua sähköisen suoramarkkinoinnin listalta milloin tahansa klikkaamalla viestin kieltolinkkiä.

9. Valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. 

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

IL Hassels voi joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.

Tietosuojaseloste on julkaistu 21.5.2018


Klarna Checkout
kauppiaan tiedot
Powered by Powered by